家系図ファイルを整理する方法

トム・マートン/ゲッティイメージズ

古いレコードのコピーの山、からの印刷物家系図のウェブサイト、仲間の系図研究者からの手紙は、机の上、箱、さらには床の上に山積みになっています。請求書や子供の学校の書類と混ざっているものもあります。あなたの論文は完全に整理されていないかもしれません.何か特定のものを求められれば、おそらくそれを見つけることができます.

信じられないかもしれませんが、ソリューションは、ニーズと研究習慣に合った組織システムを見つけて、それを機能させるのと同じくらい簡単です.思ったほど単純ではないかもしれませんが、 は 実行可能であり、最終的には、車輪を回転させたり、研究を複製したりするのを防ぐのに役立ちます.

どのファイルシステムが最適か

系図学者のグループに、ファイルをどのように整理しているかを尋ねると、系図学者と同じくらい多くの異なる答えが得られる可能性があります。バインダー、ノート、ファイルなど、系図を整理する一般的なシステムは数多くありますが、「最適」または「正しい」個々のシステムはありません。考え方や行動は人それぞれなので、ファイリング システムを設定する際に最終的に最も重要なことは、それが自分のスタイルに合うようにすることです。最高の組織システムは、常にあなたが使用するものです.

紙の怪物を飼いならす

家系図プロジェクトが進行するにつれて、調査対象の個人ごとにファイルする紙の文書が多数あることがわかります。 出生記録 、国勢調査の記録、新聞記事、遺言書、研究仲間との書簡、Web サイトの印刷物など。秘訣は、これらの文書をいつでも簡単に指で確認できるファイリング システムを開発することです。

一般的に使用される家系図ファイリング システムには、次のようなものがあります。

姓:個々の姓の書類はすべてまとめて提出されます。 カップルやご家族で：夫と妻または家族単位に関連するすべての書類はまとめて提出されます。 家系別:特定の家系に関連するすべての書類はまとめて提出されます。多くの系図学者は、そのような4つの祖先の系譜から始めることから始めます。それぞれの祖父母に1つずつです。 イベント別:特定のイベント タイプ (出産、結婚、出産など) に関連するすべての論文 国勢調査 等）をまとめて提出します。

上記の 4 つのシステムのいずれかから始めて、次のカテゴリに論文をさらに整理できます。

場所別:論文は、最初に上記の 4 つの家系図ファイリング システムのいずれかによってグループ化され、次に先祖の移住を反映するために国、州、郡、または町ごとにさらに分類されます。たとえば、姓の方法を選択した場合は、最初にすべての CRISP の祖先をグループ化し、次にその山をさらにイングランドの CRISP、ノース カロライナの CRISP、およびテネシーの CRISP に分割します。 レコード タイプ別:論文は、最初に上記の 4 つの家系図ファイリング システムのいずれかによってグループ化され、次に、記録の種類 (つまり、出生記録、国勢調査記録、意志など）。

バインダー、フォルダー、ノート、またはコンピューター

組織システムを開始するための最初のステップは、ファイリングの基本的な物理的形式 (山は数えません!) を決定することです。ファイル フォルダー、ノート、バインダー、またはコンピューター ディスクです。

ファイリング キャビネットとファイル フォルダー:ファイル フォルダーは、おそらく系図学者にとって最も人気のある整理ツールであり、安価で携帯性に優れ、さまざまな形やサイズの書類を簡単に収納できます。ただし、ファイル フォルダーを落としてしまうと、紙が乱雑に投げられたり、置き忘れたりして、ファイル フォルダーがかなりごちゃごちゃになる可能性があります。ファイル フォルダーを使用すると、ドキュメントを参照しやすくなりますが、紙を元の場所に戻すように注意する必要があります。ただし、大量の用紙を生成すると、ファイル フォルダー システムが最も柔軟で拡張性が高くなります。 バインダー:物事を 1 か所にまとめるのが本当に好きな人なら、印刷された家系図データをバインダーに整理するのが良い選択肢かもしれません。この方法は、系図記録を標準サイズの用紙フォーマットに標準化します。 3つ穴を開けたくない書類は、ポリプロピレンスリーブに追加できます。バインダーは持ち運び可能で、ファイリング キャビネットは必要ありませんが、多くの系図調査を行うと、バインダーだけでは扱いにくくなってしまうことがあります。 コンピュータのディスク、CD、および DVD: 文字起こし または系図文書をコンピューターにスキャンすると、かなりのスペースを節約でき、コンピューター化された組織システムは、並べ替えや相互参照などの面倒な作業を大幅に高速化できます。 CD-ROM の品質も大幅に向上し、適切な保管条件の下ではおそらく無期限に持続します。しかし、100年後、あなたの子孫はそれらを読むことができるコンピューターを持っていますか?コンピューターを主要な組織システムとして使用することを選択した場合は、重要なドキュメントのコピーまたはプリントアウトを作成して保存することも検討してください。

家系図の混乱を整理し始めると、保管方法の組み合わせが最も効果的であることに気付くでしょう。たとえば、バインダーを使用して、証明されていない家族やファイル フォルダを整理し、証明されていないつながりに関するさまざまな調査、近隣または地域の調査、通信を行っている人もいます。組織は常に進行中の作業であることに留意することが重要です。

ファイル フォルダを使用して家系図を整理する

ファイル フォルダをセットアップして使用し、家系図の記録を整理するには、次の基本的な備品が必要です。

ふた付きのファイルキャビネットまたはファイルボックス.箱は頑丈である必要があり、できればプラスチック製で、レターサイズの吊り下げファイル用の水平の内側の隆起または溝が付いている必要があります。カラーのレターサイズのハンギングファイルフォルダー青、緑、赤、黄色で。タブが大きいものを探します。代わりに標準の緑色の吊り下げ式ファイル フォルダーを購入し、色分けにカラー ラベルを使用することで、ここで少しお金を節約することもできます。マニラフォルダー.これらは、ぶら下がっているファイル フォルダーよりもわずかに小さいタブを持ち、頻繁に使用しても長持ちするように上部を補強する必要があります。ペン.最良の結果を得るには、極細のペン先、フェルトペン、無酸性の黒のパーマネント インクを使用してください。蛍光ペン.ライトブルー、ライトグリーン、イエロー、ピンクの蛍光ペンを購入します (赤は暗すぎるので使用しないでください)。色鉛筆も有効です。ファイル フォルダのラベル.これらのラベルには、上部に青、緑、赤、黄色のストリップがあり、裏面に永久接着剤が付いている必要があります。

消耗品を組み立てたら、ファイル フォルダーの作成を開始します。 4 人の祖父母の系統ごとに異なる色のファイル フォルダを使用します。つまり、1 人の祖父母の祖先用に作成されたフォルダはすべて同じ色でマークされます。選択する色は自由ですが、次の色の選択肢が最も一般的です。

• 青 - 父方の祖父（父の父）の先祖
• 緑 - あなたの父方の先祖 祖母 (父の母)
• RED - 母方の祖父 (母方の父) の祖先
• 黄 - 母方の祖母（母方の祖母）の先祖

上記の色を使用して、姓ごとに個別のフォルダーを作成し、ぶら下がっているファイルタブインサートに黒い油性マーカーで名前を書きます (またはプリンターでインサートを印刷します)。次に、ファイルをアルファベット順にファイル ボックスまたはキャビネットに色別に吊るします (つまり、青色をアルファベット順に 1 つのグループに、緑色を別のグループに入れるなど)。

系図研究が初めての場合は、これで十分です。ただし、大量のメモやコピーを蓄積している場合は、細分化するときが来ました。ここで、ファイルの整理方法を選択する必要があります。この記事の 1 ページ目で説明したように、最も一般的な 2 つの方法は次のとおりです。

1. に 姓 (必要に応じて、地域および/またはレコード タイプによってさらに分類されます)
2. に カップルまたは家族グループ

基本的なファイリング手順はそれぞれ同じですが、違いは主にそれらの編成方法にあります。どの方法が自分に最適かまだわからない場合は、姓が 1 つの場合は姓の方法を、家族が 1 つまたは 2 つの場合は家族グループの方法を使用してみてください。どちらが最適かを確認するか、2 つの独自の組み合わせを開発してください。

家族グループ法

家系図に記載されている夫婦ごとに家族グループ シートを作成します。次に、ファイル フォルダ タブに色付きのラベルを付けて、ファミリごとにマニラ フォルダを設定します。ラベルの色を適切な家系の色に合わせます。各ラベルに、カップルの名前を書きます ( 旧姓 妻の場合) と家系図の数字 (ほとんどの家系図は 血統番号システム ）。例: James OWENS と Mary CRISP、4/5。次に、これらのマニラ家族のフォルダを適切な姓と色のハンギング フォルダに入れ、夫の名のアルファベット順または家系図の番号の番号順に並べます。

各マニラフォルダーの前に、家族の家族グループの記録を添付して、目次として機能させます。複数の結婚があった場合は、他の結婚ごとに家族グループの記録を含む別のフォルダーを作成します。各家族フォルダーには、カップルの結婚時からのすべての文書とメモが含まれている必要があります。結婚前の出来事に関する書類は、出生証明書や家族の国勢調査記録など、両親のフォルダーに保管する必要があります。

姓とレコードの種類の方法

まず、姓でファイルを並べ替えてから、ファイル フォルダー タブに色付きのラベルを付けて、ラベルの色を姓に合わせて、書類を作成するレコードの種類ごとにマニラ フォルダーを作成します。各ラベルに姓名を書き、その後にレコードの種類を書きます。例: CRISP: 国勢調査、CRISP: 土地記録。次に、これらのマニラ家族のフォルダーを、適切な姓と色のハンギング フォルダーに配置し、記録の種類別にアルファベット順に並べます。

各マニラ フォルダーの前に、フォルダーのコンテンツにインデックスを付ける目次を作成して添付します。次に、姓と記録の種類に対応するすべての文書とメモを追加します。