ビジネスライティングの議事録
文法および修辞用語集
議事録は「あったことの記録」 終わり [a] 会議で、何だったかではなく 言った （ナンシー・シルベスター、 ロバートのルールへのゲリラガイド 、2006）。
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の ビジネスライティング 、 議事録は、会議の公式の書面による記録です。議事録は通常、 単純過去時制 .それらは、考慮されたトピック、到達した結論、実行されたアクション、および与えられた割り当ての永続的な記録として機能します。また、新しいアイデアに関して会議に貢献した個人と、それらのアイデアがどのように受け取られたかの記録でもあります。会議で採決が行われた場合、議事録は誰がその提案に賛成票を投じ、誰が反対票を投じたかの記録として機能し、将来、その提案を実施または拒否した結果が実を結んだときに考慮に入れることができます。
誰が議事録を取りますか?
一部の議事録は、議事録の作成、すべての記録とファイルの保管、出席と投票の記録の追跡、および適切な指定された関係者 (たとえば、取締役会または企業の上級管理職) への報告を担当する従業員である録音秘書によって保管されます。 ）。ただし、議事録は、会議に出席している個人が保持することができ、通常、会議に代表されるユニットのすべてのメンバーに配布されます。
議事録の主要部分
多くの組織は議事録を作成するために標準のテンプレートまたは特別な形式を使用しており、パーツの順序は異なる場合があります。
- 議事録を書く人は、会議の進行に合わせてリアルタイムで議事録を作成し、会議の終わりまでに完成品がほぼ最終的な形になるようにする必要があります。
- 議事録は、結果と目標指向の行動に集中する必要があります。
- 良い議事録は簡潔で要点がはっきりしています。それらは逐語的な説明ではなく、簡潔で首尾一貫した要約です。要約には同意点と不同意点を含める必要がありますが、すべての詳細を必要とするわけではありません。
- 議事録は、レポートやメモのソース資料として使用できますが、会議に出席しなかった人向けではなく、会議に出席した人向けにイベントを要約する目的で作成する必要があります。
- 議事録は、会議後すぐに作成して配布する必要があります (経験則は 1 日か 2 日以内です)。
- ヒーバート、マレー。クラット、ブルース。 ' リーダーシップの百科事典: ポピュラー リーダーシップの実践ガイド .'マグロウヒル、2001
観察
「議事録を書くときは、明確で、包括的で、客観的で、外交的であること。何が起こったのか解釈しないでください。報告するだけです。会議が議題に完全に従っていることはめったにないため、会議の正確な記録を提供するのが難しい場合があります。必要に応じて、議論を中断して説明を求めます。
「参加者間の感情的なやり取りを記録しないでください。議事録は会議の公式記録であるため、参加者と組織に前向きに反映する必要があります。
（から ' テクニカルコミュニケーション 、マイク・マーケルによる第9版）