ビジネスライティングのベストプラクティス

明確で簡潔な言葉はメッセージを伝える鍵です

ポール・ブラッドベリー/ゲッティイメージズ

ビジネスライティングは、 プロのコミュニケーション ツール (ビジネス コミュニケーションまたはプロフェッショナル ライティングとも呼ばれます) 企業やその他の専門組織が、内部または外部のいずれかと通信するために使用します。 観客 .覚書、報告、提案、 メール 、およびその他のさまざまなビジネス関連の文書は、すべてビジネス文書の形式です。

効果的なビジネスライティングのヒント

ビジネスライティングの目的は取引です。もちろん、ビジネスライティングの内容は事業体に関連していますが、作家とその聴衆との間の特定の意図的な取引にも関連しています。の著者であるブラント・W・ナップによると、 プロジェクト管理試験に合格するためのプロジェクト マネージャー向けガイド 、最高のビジネスライティングは「さっと読めばはっきりと理解できる」ものです。メッセージはよく計画され、シンプルで、明確で、直接的でなければなりません。

早わかり：基本的なビジネスライティングの目標

情報を伝える: 調査報告書や政策メモなどのビジネス コミュニケーションの形式は、知識を広めるために書かれています。ニュースを届ける: プロの執筆は、最近の出来事や成果を社内外の聴衆と共有するためによく使用されます。アクションの呼び出し: ビジネスの専門家は、商品の販売や議会の通過など、さまざまな理由で他者に影響を与えようとして文章を使用します。アクションを説明または正当化する: 専門的なコミュニケーションにより、事業体は自分の信念を説明したり、自分の行動を正当化したりすることができます。

以下のヒントは、 オックスフォード生活辞書 、ビジネス ライティングのベスト プラクティスの優れた基盤を形成します。

主要なポイントを最初に置きます。なぜあなたが通信文を書いているのかを前もって正確に述べてください。この規則の 1 つの例外は、セールス レターです。過去の会議やあなたが共有する共通のつながりを受信者に思い出させることは、受信者が意図した目的により従うように影響を与える可能性があるため、開始するための受け入れられる方法です. 日常の言葉を使う。「懸念」の代わりに「約」、「予測」の代わりに「期待」、「構成要素」の代わりに「部分」などの単語を使用すると、文章が堅苦しくなくなります。 あなたの聴衆を知ってください。業界固有の読者を対象としている場合を除き、専門用語を多く使用しないでください (専門用語は個別に添付できます)。意図する読者に合わせて口調を調整してください。たとえば、苦情の手紙は、推薦状とはまったく異なるトーンを持っています。最後に、これは言うまでもありませんが、中傷的または性差別的な言葉を決して使用せず、積極的に行動してください。 性別に偏った言葉をなくす あらゆる形態のビジネスコミュニケーションから。 可能な場合は短縮形を使用してください。ビジネス文書は、フォーマルなスタイルからよりアクセスしやすいスタイルへと移行したため、 「we're」は「we are」ではなく、「we've」は「we have」ではありません。それでも、あなたはしません いつも 収縮を使用する必要があります。経験則としては、短縮形によって文の流れが改善される場合は、短縮形を使用してください。文がそれなしでより説得力がある場合は、2 つの単語を使用します。 受動態よりも能動態を使いましょう。アクティブな動詞により、読者はすばやく理解し、より完全に理解することができます。たとえば、「生産を停止する決定が実施されました」は、誰がそれを中止する決定を下したかの解釈をオープンにします。一方で、「生産中止を決定しました」の意味は明らかです。 しっかり書く.繰り返しになりますが、上記の例を使用すると、「決定を下した」ではなく「決定した」という単語を選択すると、読み手にとって読みやすくなります。 あらゆる状況でルールを守らないでください。これは、聴衆を知るケースです。文章を会話的にすることが目的の場合は、特に流れを改善し、ぎこちない構成を避けるために、時々前置詞で文を終わらせても問題ありません。とはいえ、多くの企業は独自のスタイルガイドを持っていますが、スタイルと文法の基本的なルールは、あなたの文章、そしてあなたがプロフェッショナルであると見なされるために守られなければなりません.ずさんな文章、下手な言葉の選択、または過度に慣れ親しんだ不自然な態度が戻ってきて、あなたを悩ませる可能性があります. フォントの選択はシンプルに. Helvetica や Times New Roman などの見栄えの良いきれいな書体に固執し、通信で使用するフォントの数を制限します。あなたの目標は、読みやすく読みやすいものを書くことです。 ビジュアルを使いすぎないでください。一般的に、ビジュアルはドキュメント、メモ、電子メール、レポートなどの 25% を超えないように、最低限使用する必要があります。いくつかの強力で適切に配置されたグラフィックスは、スクラップブッキングの悪い試みのように見えるものよりも、あなたの主張を理解するために多くのことを達成します.