プロフェッショナルなメールの書き方
スタッフや同僚にメールを送る前に知っておくべきこと
ヒーロー画像/ゲッティイメージズ
テキスト メッセージやソーシャル メディアの人気にもかかわらず、 Eメール は、ビジネスの世界で文書によるコミュニケーションの最も一般的な形式であり続け、最も一般的に悪用されています。多くの場合、電子メール メッセージはパチンと鳴ったり、うなり声を上げたり、吠えたりします。 簡潔 あなたが偉そうに聞こえなければならなかったことを意味しました。そうではありません。
大規模な大学キャンパスのすべてのスタッフ メンバーに最近送信された次の電子メール メッセージについて考えてみましょう。
教職員の駐車場のステッカーを更新する時が来ました。新しいデカールは 11 月 1 日までに必要です。駐車規則と規則により、キャンパス内を走行するすべての車両は現在のデカールを表示する必要があります。
「こんにちは！」と平手打ちするこのメッセージの前に置いても問題は解決しません。それは冗談の偽りの空気を加えるだけです。
代わりに、単に「お願いします」を追加して読者に直接宛てた場合、メールがどれだけ素晴らしく、短く、おそらくより効果的になるかを考えてみてください。
11月1日までに教職員駐車場のデカールを更新してください。
もちろん、電子メールの作成者が本当に読者のことを念頭に置いていたなら、彼らは別の有用な情報を含んでいたかもしれません: デカールを更新する方法と場所に関する手がかりです.例として駐車場のステッカーに関するメールを使用して、これらのヒントを自分の文章に組み込んで、より明確で効果的なメールを作成してみてください。
- 件名には必ず、読者にとって意味のあるトピックを記入してください。 「デカール」や「重要！」ではありません。しかし、「新しい駐車デカールの締め切り」。
- 冒頭の文に要点を入れてください。ほとんどの読者は、驚きの結末に固執しません。
- 「これは 5:00 までに完了する必要があります」のように、あいまいな「これ」でメッセージを始めないでください。何について書いているかを常に指定します。
- すべてを使用しないでください 大文字 （叫ばないで！）、またはすべて 小文字 手紙のどちらかです（あなたが詩人の E. E. カミングスでない限り）。
- 原則として、PLZはテキストスピークを避けます（ 略語 と 頭字語 ): あなたは ROFLOL (大声で笑いながら床を転がる) かもしれませんが、読者は WUWT (どうしたの?) と不思議に思うかもしれません。
- 簡潔に と 丁寧。メッセージが 2 つまたは 3 つの短い段落よりも長い場合は、(a) メッセージを減らすか、(b) 添付ファイルを提供することを検討してください。ただし、いずれにせよ、スナップしたり、うなり声を上げたり、吠えたりしないでください。
- 「お願いします」と「ありがとう」と言うのを忘れないでください。そしてそれを意味します。たとえば、「午後の休憩が取り除かれた理由を理解してくれてありがとう」は、小粋でつまらないものです。これは いいえ 丁寧。
- 適切な連絡先情報 (ほとんどの場合、名前、会社の住所、電話番号、および会社で必要な場合は法的免責事項) を含む署名ブロックを追加します。あなたは 必要 巧妙な引用とアートワークで署名ブロックをごちゃごちゃにする必要はありませんか?おそらくそうではありません。
- 編集 と 校正 「送信」を押す前に。あなたは忙しすぎて細かいことに気を配っていないと思うかもしれませんが、残念ながら、読者はあなたが不注意な怠け者だと思うかもしれません.
- 最後に、深刻なメッセージにはすぐに返信してください。情報の収集や決定に 24 時間以上かかる場合は、遅れを説明する簡単な返信を送信してください。