ビジネスライターのための編集の10のヒント

バオナ/ゲッティイメージズ

人生そのものと同じように、書くことは時に面倒でイライラすることがあります。 難しい .しかし、あなたはあなたの仕事を少し楽にすることができます 編集 これらの原則を念頭に置いてください。 2 行のメールでも 10 ページのレポートでも、読者のニーズを予測し、4 つの C を覚えておいてください: 明確、簡潔、思いやり、正確であること。

「あなたの態度」を採用します。

これは、トピックを 読者の視点 、何を強調する 彼ら 知りたい、または知る必要があります。

• 例： あなたの注文を今日発送するように依頼しました。
• リビジョン： ご注文は水曜日までにお受けいたします。

に焦点を当てる 本物 主題。

弱い主題に続くフレーズにキーワードをドロップして、キーワードを埋めないでください。

• 例： 新しいマーケティング キャンペーンの実施は 6 月 1 日に開始されます。
• リビジョン： 新しいマーケティング キャンペーンは 6 月 1 日に開始されます。

受け身ではなく積極的に書きましょう。

適切な場合はいつでも、主題を前もって立ててください 行う なにか。アクティブボイス 一般的 より直接的で簡潔で理解しやすいため、受動態よりもうまく機能します。 （しかしいつもではない。）

• 例： あなたの提案は 4 月 1 日の会議で検討され、すぐに開発者に提出されました。
• リビジョン： 4 月 1 日に提案を確認し、すぐに開発者に提出しました。

不要な単語やフレーズをカットします。

冗長な表現は読者の気を散らす可能性がありますので、 ごちゃごちゃをカット .

• 例： 先週の木曜日に開催されたオープンハウスを企画してくださったことに感謝したいので、このメモを書いています。
• リビジョン： 先週木曜日のオープンハウスを企画していただき、誠にありがとうございました。

キーワードを省略しないでください。

することが クリア 簡潔にするだけでなく、時には 追加 一言か二言。

• 例： 物置小屋はその第一歩。
• リビジョン： 倉庫のロックを解除することが最初のステップです。

マナーを忘れないでください。

いる場所はここ 思いやりのある 同僚と話すときに「お願いします」や「ありがとう」と言う場合は、それらの言葉もメールに含めてください。

• 例： 家に帰る前に専門用語レポートを送ってください。
• リビジョン： 帰る前に専門用語レポートを送ってください。

古い表現は避けてください。

活字体で息苦しく聞こえるのが好きでない限り、言葉やフレーズから離れてください 一度もない 会話で使用されます—「ここに添付します」、「これはあなたにアドバイスするためです」、「あなたの要求に従って」。

• 例： 参考までに、前述の証書の複製版を添付します。
• リビジョン： 証書の写しを同封しました。

流行語や流行語に上限を設けます。

トレンディな表現 彼らの歓迎をすぐに使い果たす傾向があります。法人向け同上 専門用語 .のように書くために最善を尽くす 人間 .

• 例： 結局のところ、従業員がベスト プラクティスについて情報を提供する機会を促進する必要があるということです。
• リビジョン： 人々に提案を促しましょう。

モディファイアをアンスタックします。

スタッキング 積み上げるという意味 修飾子 名詞の前;交通渋滞に相当する言葉。長い名詞列は 1 語か 2 語節約できるかもしれませんが、読者を困惑させる可能性もあります。

• 例： 宇宙望遠鏡 広視野惑星カメラ 機器定義チーム 地上ベースの電荷結合素子カメラ (から 新しい科学者 、でマシュー・リンジー・スティーブンスによって引用された 科学的スタイルの機微 、2007)
• リビジョン： は？

校正。

最後に、 正しさ : 常に確認してください あなたの仕事をチェックしてください 、あなたが他のCでどれだけうまくやったと思っていても.

• 例：： 急いでいるとき、言葉を残すのはとても簡単です。
• リビジョン： 急いでいるときは、言葉を忘れがちです。