メモランダムとは何ですか？定義と例

社内のビジネス文書は明確かつ簡潔にします。

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覚書、より一般的には メモ 、内部で使用される短いメッセージまたはレコードです コミュニケーション ビジネスで。かつて社内の書面によるコミュニケーションの主要な形式であった覚書は、 Eメール およびその他の形式の電子メッセージ。ただし、明確なメモを書くことができると、同じ目的を果たすことが多いため、社内のビジネスメールを書くのに役立ちます.

メモの目的

メモを使用すると、手順の変更、値上げ、ポリシーの追加、会議のスケジュール、チームへのリマインダー、契約条件の概要など、簡潔だが重要なことを幅広い聴衆にすばやく伝えることができます。

効果的なメモを書く

コミュニケーション ストラテジストのバーバラ ディグス＝ブラウンは、効果的なメモとは「短く、 簡潔 、高度に組織化されており、遅れることはありません。読者が持つ可能性のあるすべての質問を予測して回答する必要があります。不必要な情報や紛らわしい情報を提供することはありません。

明確に、集中して、簡潔かつ完全に。つまり、特にこのコピー アンド ペーストや「クリック アンド フォワード」の時代には、誰もが見ることができないほど機密性の高い情報を含めないでください。

フォーマット

基本から始めましょう: 誰に 論文 宛名、日付、件名。明確な目的でメモの本文を開始し、読者に知ってもらいたいことを述べ、必要に応じて読者に何をしてもらいたいかで締めくくります。従業員は受け取ったメモにざっと目を通してしまう可能性があるため、短い段落や小見出しを使用し、可能な場合はリストを使用してください。これらは、読者がメモの必要な部分を簡単に参照できるようにするための「エントリ ポイント」です。

忘れないで 校正 .声に出して読むと、脱落した言葉、繰り返し、ぎこちない文章を見つけるのに役立ちます。

サンプルメモ 印刷スケジュール変更について

これは、感謝祭の休暇による今後のスケジュール変更について従業員に通知する、架空の出版社の内部メモのサンプルです。特に、各部門が必要とする詳細が他の部門には関係ない場合は、製造部門が別のメモを別の部門に送信することもできました。

宛先：全従業員

投稿者: E.J.スミス、プロダクション リード

日付: 2018 年 11 月 1 日

件名: サンクスギビング プリント スケジュールの変更

プロダクションは、感謝祭の休日が今月の印刷締め切りに影響することを皆様に思い出させたいと思います.通常、平日の木曜日または金曜日に UPS 経由でプリンタに送信されるハードコピーのページは、 までに送信する必要があります。 午後3時11月21日水曜日 .

広告営業・編集部

• 公開用のテキストや画像を送信する人が 19 日の週に休暇を取らないようにしてください。外部から来るものについては、期限を早めに設定します。
• 社内の写真およびグラフィック デザイナーは、より多くの作業を行い、それを行う時間が少なくなるため、通常よりも早く適切な部門に作業を転送してください。
• 11 月 16 日以降に「急ぎの」作業を送らないでください。サンクスギビングの週に必要な短納期のアイテムは、それ以前の締め切りまでに完了するとは限りません。割り当てられる前に、承認のためにスケジューラのデスクを通過する必要があります。代わりに早くしてください。

写真およびグラフィック部門

• のすべてのメンバー 美術科 ホリデー シーズンの開始と早期の締め切りに対応するために、必要に応じて 11 月中に残業を行うことが許可されます。

皆様、早めの資材調達にご協力と、制作部スタッフへの配慮をよろしくお願いいたします。

会議に関するメモのサンプル

以下は、見本市から戻ってきたチームのメンバーとのミーティングを設定するための架空のメモです。

宛先: トレード ショー チーム

投稿者: C.C.ジョーンズ、マーケティングスーパーバイザー

日付: 2018 年 7 月 10 日

件名: トレード ショー リターン ミーティング

7 月 20 日金曜日、トレード ショーから仕事に戻ったら、イースト ウィングの会議室で正午のランチ ミーティングを計画して、ショーの様子を確認しましょう。次のように、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかについて話し合うことを計画しましょう。

• 出席日数
• 提供されるマーケティング資料の量と種類
• ブース展示
• プレゼントの受け取り方
• 時間帯ごとのブースの位置と交通量
• 通行人が興味を持ったきっかけ
• ブースの人員配置

見本市から戻った後、フォローアップしなければならないことがたくさんあることを私は知っています。そのため、ミーティングを 90 分以内に抑えます。ショーのマーケティング面に関するフィードバックと建設的な批判を用意してお越しください.既存のお客様からのフィードバックと新しいお客様のリードについては、製品および販売チームとの別のミーティングで取り上げます。ショーでのあなたの仕事に感謝します。

ソース

ディグス＝ブラウン、バーバラ。 PRスタイルガイド. 第 3 版、センゲージ ラーニング、2012 年。