ビジネス レポートとテクニカル レポートとは

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レポートは、特定の目的のために編成された形式で情報を提示するドキュメントです。 観客 と 目的 .それでも 要約 報告書のほとんどは口頭で提出できますが、完全な報告書はほとんどの場合、文書の形式になっています。

「現代ビジネスレポート」では、 Kuiper と Clippinger は、ビジネス レポートを「意思決定プロセスで使用される観察、経験、または事実の整理された客観的なプレゼンテーション」と定義しています。

Sharma と Mohan は、著書「Business Correspondence and Report Writing」で、テクニカル レポートを次のように定義しています。 「状況、プロジェクト、プロセス、またはテストの事実の書面による声明として。これらの事実がどのように確認されたか。それらの重要性;それらから導き出された結論。 [場合によっては] 行われている推奨事項。

レポートの種類は次のとおりです。 メモ 、議事録、ラボ レポート、 ブックレポート 、進捗レポート、正当性レポート、コンプライアンス レポート、年次レポート、およびポリシーと手順。

ビジネスレポートとテクニカルレポートの目的

「Business Communication: A Framework for Success」では、H. Dan O'Hair、James S. O'Rourke、および Mary John O'Hair が、ビジネス レポートの 4 つの主な目的について説明しています。

レポートは、場合によっては関連する 4 つの異なる機能を果たすことができます。それらは、すべての部門が適切に機能していることを確認し、情報を提供し、分析を提供し、他の人に行動するよう説得するためのコントロールとして使用できます。

効果的なレポートの特徴

「Contemporary Business Reports」では、Shirley Kuiper と Dorinda Clippinger が効果的なビジネス コミュニケーションに関する洞察を提供しています。

「効果的なレポートは、書き手が意図したとおりに読者に理解され、書き手が望むように行動するように読者に影響を与えます。ライターの目的は、読者のニーズと目的に一致する場合に達成される可能性が最も高くなります。効果的なレポートは、共感的で、正確で、完全であり、 簡潔 、 と クリア .何よりも、効果的なレポートは情報を倫理的に提示します。

視聴者とつながる

ウォーレン・バフェットは、序文で「 平易な英語のハンドブック ' は、ビジネス レポートでの最適なコミュニケーション方法に関するアドバイスを共有しています。

独創的ではないが役に立つヒント: 特定の人を念頭に置いて書くこと。バークシャー・ハサウェイの年次報告書を書くとき、私は姉妹と話しているふりをします.私は彼らを想像するのに問題はありません.彼らは非常に知的なのですが、会計や財務の専門家ではありません.彼らは理解するでしょう 分かりやすい英語 、 しかし 専門用語 それらを困惑させるかもしれません。私の目標は、私たちの立場が逆転した場合に提供してほしい情報を彼らに提供することだけです。成功するために、シェイクスピアである必要はありません。ただし、お知らせしたいという誠実な願いが必要です。

ビジネス レポートは長くても短くてもかまいません

John M. Lannon が「Technical Communication」で説明しているように、レポートの長さとともに、レポートの目的と範囲は異なります。

プロの世界では、意思決定者は 2 種類のレポートに大きく依存しています。 情報 (「現在行っていること」、「先月行ったこと」、「顧客調査で判明したこと」、「部門会議で行われたこと」)。しかし、単に情報を提供するだけでなく、多くのレポートには以下も含まれます。 分析 (「この情報が私たちにとって何を意味するのか」、「どのような行動方針を検討すべきか」、「私たちが推奨することとその理由」)。

「すべての長い (正式な) レポートに対して、無数の短い (非公式な) レポートが、購入する最も快適なオフィスチェアから、管理トレーニングのために雇うのに最適な人材まで、さまざまな問題に関する十分な情報に基づいた決定につながります.長いレポートとは異なり、ほとんどの短いレポートは、詳細な計画を必要とせず、迅速に準備され、背景情報がほとんどまたはまったく含まれておらず、前書きや結末 (タイトル ページ、目次、用語集など) がありません。しかし、彼らにもかかわらず 簡潔 、短いレポートは、読者が必要とする情報と分析を提供します。

ソース

• カイパー、シャーリー、ドリンダ A. クリッピンガー。現代のビジネス レポート。第 5 版、South-Western、Cengage Learning、2013 年。
• ラノン、ジョン M.、およびローラ J. グラック。テクニカルコミュニケーション。第 14 版、ピアソン、2017 年 1 月 14 日。
• 平易な英語のハンドブック - 明確な SEC 開示文書を作成する方法。投資家教育支援局、1998 年 8 月、b-ok.cc/book/2657251/448dd1。
• オヘア、ダン 他ビジネス コミュニケーション: 成功のためのフレームワーク。サウスウェスタン カレッジ パブリッシング、2000 年。
• シャルマ、R.C.、クリシュナ・モハン。 ビジネス通信とレポート作成: ビジネスおよび技術コミュニケーションへの実践的アプローチ .タタ・マグロウヒル、2017年。