シンプルなビジネスレターのフォーマットと書き方

人々はビジネスレターを書き、 メール 情報の要求、取引の実施、雇用の確保など、さまざまな理由で。効果的なビジネス文書は、明確かつ簡潔で、敬意を表する口調で、適切にフォーマットされている必要があります。ビジネスレターを基本的な構成要素に分解することで、効果的なコミュニケーション方法を学び、ライターとしてのスキルを向上させることができます。

基礎

一般的なビジネス レターには、イントロダクション、本文、結論の 3 つのセクションがあります。

導入：イントロダクションは、書き手が誰に話しかけているかを示します。知らない人や会ったことのない人に手紙を書いている場合は、紹介文が手紙を書いている理由の簡単な理由になることもあります。通常、紹介文の長さは 1 ～ 2 文です。ボディ:レターの本文は、あなたのビジネスを述べる場所です。このセクションは、数文または数段落の長さで短くてもかまいません。それはすべて、目の前の主題を説明するために必要な詳細度に依存します。結論：結論は、今後の行動を求める最後のセクションです。これは、直接話をしたり、追加情報を要求したり、取引を行ったりする機会になる可能性があります。序文と同様に、このセクションは 1 ～ 2 文以内で、手紙を読んでいる人に何を望んでいるのかを明確にする必要があります。

導入

紹介のトーンは、手紙の受取人との関係によって異なります。親しい友人や会社の同僚に宛てている場合は、名前を使用しても問題ありません。しかし、知らない人に手紙を書く場合は、挨拶の中で正式にその人に宛てて書くのが最善です。相手の名前がわからない場合は、肩書または一般的な住所を使用してください。

いくつかの例：

• 人事部長様
• 親愛なるサーまたはマダム
• Dear Dr., Mr., Mrs., Ms. (苗字)
• 親愛なるフランク (その人が仕事上の親しい連絡先または友人である場合に使用します)

特定の人への書き込みは常に優先されます。一般的に言えば、挨拶で男性に話しかけるときは Mr. を使用し、女性には Ms. を使用します。医師の肩書きは、医療従事者にのみ使用してください。ビジネス レターは常に「Dear」という単語で始める必要がありますが、フォーマルではないビジネス メールの場合は、このようにすることもできます。

知らない人や偶然会っただけの人に手紙を書いている場合は、その人に連絡している理由の前後関係を説明することで、挨拶を続けることができます.

いくつかの例：

• タイムズ紙に掲載されたあなたの広告を参考に...
• 昨日の電話のフォローアップ中です。
• 3月5日のお手紙ありがとうございます。

体

ビジネスレターの大部分は本文に含まれています。これは、ライターが対応する理由を述べる場所です。例えば：

• 私は書いている 問い合わせる デイリーメールに掲載された位置について。
• 注文番号 2346 の発送の詳細を確認するためにメールをしています。
• 先週、あなたが私たちの支店で経験した問題についてお詫び申し上げます。

ビジネスレターを書く一般的な理由を述べたら、本文を使用して追加の詳細を提供します。たとえば、署名する重要な文書をクライアントに送信する場合があります。 悪いサービスについて顧客に謝罪する. 、ソースからの情報を要求する、またはその他の理由。理由が何であれ、丁寧で礼儀正しい言葉を使うことを忘れないでください。

例えば：

• 来週お会いできれば幸いです。
• 時間はありますか？ ミーティング 次の週？
• 来月、私たちの施設をご案内できることをうれしく思います。
• 残念ながら、会議を 6 月 1 日まで延期する必要があります。
• 契約書の写しが同封されています。指示された場所に署名してください。

手紙の本文で自分のビジネスを述べた後、いくつかの結びの言葉を含めるのが通例です。これは、受信者との関係を強化する機会であり、単なる文である必要があります。

• 何かお手伝いできることがございましたら、再度ご連絡ください。
• ご不明な点がございましたら、お気軽にお電話ください。
• クロージングを使用して、読者との将来の連絡を要求または提供することもできます。
• 私はあなたからのお便りを楽しみにしています。
• アシスタントに連絡して予約をしてください。

仕上げ

すべてのビジネスレターに必要な最後のものは、読者に別れを告げる挨拶です。紹介文と同様に、挨拶文の書き方は相手との関係によって異なります。

ファーストネームベースではないクライアントの場合は、次を使用します。

• 敬具（宛名がわからない場合）
• 敬具（手紙を書いている相手の名前を知っている場合。

名ベースの場合は、次を使用します。

• よろしくお願いします（お知り合いの方）
• 敬具またはよろしく（その人が親しい友人または連絡先である場合）

サンプルビジネスレター

ケンズ チーズ ハウス
34 チャットリー アベニュー
Seattle, WA 98765

2017 年 10 月 23 日

フレッド・フリントストーン
営業部長
株式会社チーズスペシャリスト
456瓦礫の道
ロックビル、イリノイ州 78777

フリントストーン様

当社を参考に 電話での会話 本日、120 x Cheddar Deluxe Ref. のご注文を確認するためにメールをお送りしています。第856号。

注文はUPS経由で3日以内に発送され、約10日であなたの店に到着するはずです.

何かお手伝いできることがございましたら、再度ご連絡ください。

敬具、
ケネス・ベア
ケンズ チーズ ハウスのディレクター