正式な手紙の構造

サーシャベル/ゲッティイメージズ

正式な英字 急速に置き換えられています Eメール .ただし、学習した正式な文字構造は、ビジネス メールやその他のメールにも適用できます。 正式な電子メール .これらの構造のヒントに従って、効果的な正式なビジネス レターやメールを書きましょう。

各段落の目的

第一段落： 公式の最初の段落 文字 手紙の目的の紹介を含める必要があります。最初に誰かにお礼を言ったり、自己紹介をするのはよくあることです。

アンダース様

先週はお時間を割いていただき、ありがとうございました。私たちの会話をフォローアップしたいと思います。いくつか質問があります。

本文の段落: 2 番目以降の段落では、レターの主な情報を提供し、レターの主な目的に基づいて構築する必要があります。 導入の最初の段落 .

私たちのプロジェクトは予定通り進んでいます。新しい場所のスタッフ向けのトレーニング プログラムを開発したいと考えています。この目的のために、私たちは地元の企業展示センターでスペースを借りることにしました。新しいスタッフは、人事の専門家によって 3 日間トレーニングされます。これで初日から需要に応えられるようになります。

最後の段落: 最後の段落では、正式な手紙の意図を簡潔に要約し、何らかの行動喚起で締めくくる必要があります。

私の提案をご検討いただきありがとうございます。この問題についてさらに議論する機会を楽しみにしています。

正式な手紙の詳細

次のような正式な住所の表現で開きます。

Dear Mr, Ms (Mrs, Miss) - あなたが手紙を書いている人の名前を知っている場合。使用する 親愛なるサー/マダム 手紙を書いている相手の名前がわからない場合、または ご担当者様

常に使用 MS 特にご要望のない限り、女性用 夫人 また 逃す。

あなたの手紙を始める

まず、書く理由を教えてください。何かについて誰かと通信を開始したり、情報を求めたりする場合は、まず理由を書いてください。

• 私はあなたに知らせるために書いています...
• ...について質問/問い合わせするために書いています。
• 中小企業向けの情報についてお聞きしたくメールさせていただきました。
• 私はまだ支払いを受け取っていないことをお知らせするために書いています...

多くの場合、正式な手紙は感謝を表すために書かれます。これは特に、ある種の問い合わせに応じて書く場合や、就職の面接、参考文献、その他の専門的な支援を受けたことへの感謝を表すために書く場合に当てはまります。

役立つ感謝の言葉をいくつか紹介します。

• ...についてのお問い合わせ（日付）のお手紙ありがとうございます。
• / を求める (日付) の手紙に感謝します 情報を要求する 約 ...
• (日付) の手紙への返信として、... に関心をお寄せいただきありがとうございます。

例:

• 1 月 22 日付の手紙で、当社の新しい芝刈り機に関する情報を求めていただき、ありがとうございます。
• 1997 年 10 月 23 日のあなたの手紙に応えて、当社の新しい製品ラインに関心をお寄せいただきありがとうございます。

助けを求めるときは、次のフレーズを使用します。

• + 動詞を付けていただければ幸いです
• よろしいですか + 動詞 + ing
• それを求めるのは言い過ぎだろうか...

例:

• パンフレットを送っていただければ幸いです。
• 来週中に電話していただけませんか？
• 支払いを 2 週間延期するのは言い過ぎでしょうか?

次のフレーズは、ヘルプを提供するために使用されます。

• +動詞を喜んで
• + 動詞

例:

• ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
• 新たな拠点探しのお手伝いができれば幸いです。

同封書類

一部の正式な手紙では、文書やその他の情報を含める必要があります。次のフレーズを使用して、同封されている可能性のあるドキュメントに注意を向けてください。

• 同封してください+名詞を見つけてください
• Enclosed you will find ... + 名詞
• ... + 名詞を囲む

例:

• パンフレットのコピーが同封されています。
• 同封のパンフレットのコピーをご覧ください。
• パンフレットを同封いたします。

注: 正式なメールを書いている場合は、次のフレーズを使用してください: Attached please find / Attached you will find.

閉会の辞

正式な手紙の最後には、行動を促すフレーズや、あなたが望む将来の結果への言及を常に含めてください。オプションのいくつかは次のとおりです。

今後のミーティングへの紹介:

• お会いできるのを楽しみにしています
• 来週お会いできるのを楽しみにしています。

さらなる支援の申し出

• この件に関してご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
• さらにサポートが必要な場合は、私に連絡してください。

正式な承認

次のフレーズのいずれかで手紙に署名します。

• 敬具、
• 敬具、

形式ばらない

• 幸運をお祈りしています。
• よろしくお願いします。

手紙に手書きで署名し、その後にタイプした名前を記入してください。

ブロック形式

ブロック形式で書かれた正式な手紙は、ページの左側にすべてを配置します。あなたの住所またはあなたの会社の住所を左側の手紙の上部に配置します（またはあなたの会社のレターヘッドを使用します）。その後に、あなたが手紙を書いている人や会社の住所が続き、すべてページの左側に配置されます.キーリターンを数回押して、日付を使用します。

標準フォーマット

標準形式で書かれた正式な手紙では、あなたの住所またはあなたの会社の住所を手紙の上部の右側に置きます。書いている人や会社の住所をページの左側に置きます。ページの右側に日付を住所に合わせて配置します。